1. Contexte de la Digitalisation des Ressources Humaines
La numérisation des ressources humaines est devenue une réalité incontournable. Elle s’inscrit en intégralité dans la transition numérique que vivent les entreprises. Ce passage au numérique vise à rendre les processus administratifs plus fluides et automatisés, tout en assurant un lien renforcé entre l’employeur et l’employé, le tout en respectant des normes strictes de sécurité de l’information.
A. Mutation des Pratiques RH vers le Numérique
Les départements de ressources humaines voient leurs pratiques évoluer grâce aux technologies. Celles-ci offrent la possibilité de digitaliser les documents administratifs, notamment les fiches de paie. Le recours aux e-documents remplace progressivement les versions papier dans une logique d’efficacité accrue, d’économies, mais aussi de respect des attentes des salariés pour plus de flexibilité et d’accessibilité.
Arkevia se présente comme une option idéale dans cette dynamique, centralisant les documents administratifs de chaque salarié tout en assurant leur sécurité et facilitant leur gestion pour les entreprises.
2. Les Fonctionnalités d’Arkevia
Arkevia déploie plusieurs fonctionnalités pour alléger et optimiser la gestion des documents administratifs des employés. Ces outils numériques visent à sécuriser l’accès aux informations tout en assurant une conformité règlementaire.
A. Utilisation du Coffre-Fort Numérique
Espace de Stockage Sécurisé : Ce coffre-fort offre aux employés un espace où tous leurs documents administratifs, des contrats aux attestations, sont rangés en sécurité et toujours disponibles.
Conservation Longue Durée : Les documents restent archivés pour des périodes conformes à la législation, garantissant ainsi leur préservation dans le temps.
Accessibilité Multiples Supports : Quel que soit l’appareil utilisé, les salariés peuvent accéder à leurs documents à tout moment.
B. Adoption de la Dématérialisation des Bulletins de Salaire
Remise Automatisée : La plateforme assure un envoi direct et rapide des fiches de paie au coffre de chaque employé.
Utilisation de la Signature Électronique : Cette fonctionnalité certifie la validité légale des documents numériques, en conformité avec les normes en vigueur.
Conformité au Code du Travail : La méthode respecte le cadre légal français avec la possibilité pour les employés d’opter pour ou contre la numérisation.
C. Gestion Simplifiée des Documents RH et Communication
Centralisation des Documents : Tous les documents RH significatifs se trouvent dans un même espace.
Système de Notifications : Les alertes permettent d’informer les salariés des nouveaux documents déposés.
Portail Salarié : Cet outil offre aux employés la possibilité de gérer leurs questions RH et d’accéder à des informations utiles.
3. Avantages d’Arkevia pour les Entreprises et les Employés
Les bénéfices de l’utilisation d’Arkevia sont nombreux, tant pour les entreprises que pour leurs employés, avec une simplification notable des processus et une fiabilité accrue.
A. Diminution des Tâches Administratives
Réduction du Travail Administratif : Grâce à la digitalisation, le service RH voit sa charge allégée, ce qui permet de se concentrer sur des missions plus pertinentes comme la gestion des talents.
Processus Automatisés : Le système réduit les risques d’erreurs et accélère le déroulement des tâches administratives.
Diminution des Dépenses : Le passage au numérique permet de réduire les coûts associés au papier et à l’envoi des documents.
B. Amélioration de l’Expérience Salarié
- Accès Simplifié aux Documents : Les documents importants sont à la portée des salariés en un clic, facilitant leur gestion personnelle.
4. Les Défis et Limites d’Arkevia
Comme toute technologie, Arkevia n’est pas à l’abri de quelques défis. Ses utilisateurs peuvent rencontrer des limites techniques ou logistiques qu’il serait pertinent d’analyser.
5. Possibilités d’Évolution et d’Amélioration pour Arkevia
L’amélioration continue est au cœur de la stratégie d’Arkevia. Il est crucial d’imaginer de nouvelles évolutions pour rendre cet outil encore plus performant et adaptable aux besoins croissants des entreprises et de leurs employés.
6. Conclusion
Arkevia s’affirme comme un acteur clé dans la modernisation des pratiques RH. Cet outil numérique soutient la transformation digitale, apportant avec lui simplicité, sécurité, et conformité dans la gestion des documents, indispensable pour répondre aux exigences actuelles des entreprises modernes et de leurs équipes.
